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Portfolio présidentiel
Directeur/Directrice des affaires présidentielles :
Le directeur/la directrice des affaires présidentielles joue un rôle important en soutenant le président de l'Association des étudiants de Telfer. Il s'agit de l'assister dans diverses fonctions administratives, y compris la programmation et la correspondance des réunions, afin d'assurer le bon déroulement des activités quotidiennes. En tant que directeur/directrice des affaires présidentielles, le candidat/la candidate sélectionné(e) aidera à communiquer des informations à l'ensemble du conseil général. En outre, en accompagnant le président lors des réunions, il/elle fournira des informations précieuses sur les processus de prise de décision et favorisera un environnement de collaboration au sein de l'AETSA. Les responsabilités supplémentaires peuvent inclure des tâches de recherche, la rédaction de messages et la contribution à la planification stratégique et à l'exécution des initiatives de l'association. La confidentialité et l'intégrité dans le traitement des questions sensibles sont essentielles à ce rôle pour maintenir un environnement professionnel et de confiance au sein de l'association.
Portfolio académique
Directeur/Directrice académique :
En tant que directeur/directrice des bourses, vous superviserez les bourses de l'AETSA. Cela inclut la création d'un formulaire pour déterminer de nouvelles catégories de bourses, la création de formulaires de candidature pour l'éligibilité des candidats, l'anonymisation des candidatures, la direction et la création du comité des bourses qui sera créé au cours de la prochaine année académique et la distribution juste et honnête des bourses.
Directeur/Directrice des affaires professionnelles :
Le directeur/la directrice des affaires professionnelles organisera, planifiera et dirigera des événements qui favorisent le développement des étudiants de Telfer, tant sur le plan académique que professionnel. Les événements comprennent : la série de développement professionnel, les journées d'appréciation des étudiants, les événements autour du monde du goût.
Directeur/Directrice des affaires francophones :
Le directeur/la directrice des affaires francophones veille à ce que tous les étudiants francophones de Telfer soient représentés de manière égale dans tous les événements, ateliers et activités. En tant que directeur/directrice, la traduction de documents et de courriers, diriger également la semaine de la francophonie, qui consiste des événements en français seront vos responsabilités.
Directeur/Directrice des relations avec les étudiants internationaux :
Le directeur/la directrice des relations avec les étudiants internationaux travaille en étroite collaboration avec le vice-président des affaires académiques pour veiller à ce que l'assemblée générale annuelle et d'autres événements soient bien planifiés et exécutés. Il/elle doit également collaborer avec les autres directeurs/directrices afin de garantir le bon fonctionnement de l'ensemble du portfolio.
Portfolio clubs
Directeur/Directrice des clubs :
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Assister aux réunions bihebdomadaires de l’équipe
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Assister aux réunions du conseil général
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Assister aux tables rondes des présidents mensuelles
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Rédiger les procès-verbaux à chaque table ronde des présidents mensuelle
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Aider le VP des clubs à maintenir et à mettre à jour un calendrier public des événements et des activités des clubs Telfer
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Assister le VP des clubs dans d'autres tâches administratives éventuelles
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Assister l'équipe des clubs dans l'exécution des événements
Directeur/Directrice des événements des clubs :
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Assister aux réunions bihebdomadaires de l’équipe
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Assister aux réunions du conseil général
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Assister aux tables rondes des présidents mensuelles
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Participer à la rédaction des procès-verbaux à chaque table ronde des présidents mensuelle
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Assister le VP des clubs dans l'organisation et la planification d'événements, y compris, mais sans s'y limiter, le Gala des Clubs
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Assister le VP des clubs dans d'autres tâches administratives qui peuvent se présenter
Portfolio corporatif
Directeur/Directrice des affaires corporatives (x2) :
Description :
En tant que directeur/directrice des affaires corporatives de l'AETSA, vous jouerez un rôle essentiel dans la mise en place de partenariats stratégiques et dans la croissance financière de l'association. Vos responsabilités comprendront le maintien et la mise à jour de la directive d'entreprise, la prise de contact proactive avec les entreprises pour obtenir des parrainages, et le maintien d'un engagement cohérent avec les contacts d'entreprise tout au long de l'année. Ce poste aux multiples facettes exige une approche proactive pour identifier, établir et entretenir des relations avec des sponsors potentiels.
Responsabilités :
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Mener des études de marché pour identifier les sponsors potentiels.
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Mener des initiatives de sensibilisation pour approcher les entreprises en vue d'un parrainage, en mettant l'accent sur les avantages d'un partenariat avec notre association.
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Développer des relations solides avec les entreprises partenaires, en favorisant une collaboration mutuellement bénéfique qui risque de profiter à l'AETSA pour les années à venir.
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Apporter des idées novatrices aux discussions de l'équipe dans le but de rendre l'AETSA plus efficace.
Qualifications :
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Les candidats doivent être inscrits à la Telfer School of Business.
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Les candidats doivent avoir une bonne compréhension des relations avec les entreprises et du développement commercial.
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Les candidats doivent être de bons communicateurs qui peuvent représenter l'AETSA de manière positive et professionnelle à travers toutes les méthodes de communication.
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Les candidats doivent faire preuve d'un grand sens de l'organisation et d'un grand souci du détail.
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Contrairement à d'autres rôles de l'AETSA, le semestre d'été est crucial pour la réussite au sein du portefeuille d'entreprises étant donné que la plupart des entreprises finalisent leurs budgets pendant cette période. Cela dit, les candidats doivent être disponibles pendant l'été et tout au long de l'année pour des engagements hebdomadaires.
Note de la vice-présidente des affaires corporatives
En tant que vice-présidente, je m'engage à guider et à encadrer les personnes désireuses d'assumer le rôle de directeur des affaires générales. Par le biais d'une formation complète et d'un soutien continu, je vise à vous doter des compétences et des connaissances nécessaires pour réussir à ce poste. Vous aurez l'occasion d'apprendre des stratégies de négociation efficaces et les subtilités des relations avec les entreprises. Par conséquent, même si tous les CV seront soigneusement examinés, l'accent sera mis avant tout sur l'envie d'apprendre, la capacité d'adaptation et les compétences de communication efficaces du candidat/de la candidate, que vous pourrez mettre en valeur lors de l'entretien.
Portfolio EDI
Directeur/Directrice des programmes éducatifs et ateliers :
Responsabilités :
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Coordonner et développer une variété d'activités et d'ateliers, tels que les ateliers obligatoires sur les agressions sexuelles, la réconciliation et le langage inclusif, ainsi que d'autres événements éducatifs sur des sujets liés à l'équité, à la diversité et à l'inclusion.
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Collaborer avec les étudiants, le personnel enseignant et d'autres intervenants pour identifier les besoins et les intérêts des participants potentiels, et concevoir des programmes pertinents et engageants.
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Recruter et superviser des animateurs ou des intervenants externes, au besoin, pour animer les ateliers et les événements.
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Évaluer régulièrement l'impact et l'efficacité des programmes éducatifs, en recueillant des retours d'information des participants et en ajustant les activités en conséquence.
Qualifications :
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Expérience ou intérêt dans la planification et la coordination d'activités éducatives ou d'ateliers, de préférence sur des sujets liés à l'équité, à la diversité et à l'inclusion.
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Capacité à communiquer efficacement et à travailler en collaboration avec une variété de parties prenantes, y compris les étudiants, le personnel et les intervenants externes.
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Compétences en gestion de projet, y compris la planification, l'organisation et l'évaluation.
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Sensibilité et compréhension des enjeux liés à l'équité, à la diversité et à l'inclusion dans un contexte éducatif.
Directeur/Directrice des comités de fonds :
Responsabilités :
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Coordonner les comités de fonds pour l'équité, qui gèrent les fonds alloués pour soutenir la participation des étudiants à des événements payants et des compétitions de cas.
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Recruter et former les membres des comités, en veillant à ce qu'ils comprennent les objectifs et les critères de financement de manière à prendre des décisions équitables et transparentes.
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Superviser le processus de demande de financement, en fournissant un soutien aux étudiants et en s'assurant que les demandes sont examinées de manière efficace et équitable.
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Collaborer avec d'autres départements ou organisations pour identifier des opportunités de financement supplémentaires et pour maximiser l'impact des fonds disponibles.
Qualifications :
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Expérience ou intérêt dans la gestion de fonds ou dans le processus de subvention, de préférence dans un contexte éducatif ou associatif.
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Capacité à diriger et à motiver une équipe de bénévoles ou de membres de comité.
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Excellentes compétences en communication et en résolution de problèmes, avec la capacité de traiter les demandes de financement de manière équitable et efficace.
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Compréhension des enjeux liés à l'équité, à la diversité et à l'inclusion, ainsi que de leur importance dans le financement des activités étudiantes.
Chacune des responsabilités énoncées seront effectuées avec l’accompagnement et le soutien indéfectible de la vice-présidente à l'équité, la diversité et l’inclusion.
Portfolio finance
Auditeur/Auditrice senior (x2) :
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Réaliser des audits de clubs et fournir un retour d'information
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Aider à la préparation des budgets
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Réalisation des audits de l'UOSU
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Soutenir les auditeurs dans leur rôle et jouer un rôle de leader dans le domaine des finances
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Suivre et enregistrer les recettes et les dépenses
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Aider à la planification financière des événements de l'AETSA (Semaine-O, Bal de Telfer, etc.)
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Être un(e) leader étudiant(e) et aider à guider les étudiants en les présentant au conseil et aux autres clubs, en participant aux événements du conseil et en aidant les autres portefeuilles dans leurs tâches si nécessaire.
Auditeur/Auditrice junior (x2) :
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Réaliser des audits de club et donner un retour d'information
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Aider à la préparation des budgets
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Réalisation des audits de l'UOSU
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Suivi et enregistrement des recettes et des dépenses
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Aider à la planification financière des événements de l'AETSA (Semaine-O, Bal de Telfer, etc.)
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Être un(e) leader étudiant(e) et aider à guider les étudiants en les présentant au conseil et aux autres clubs, en participant aux événements du conseil et en aidant les autres portefeuilles dans leurs tâches si nécessaire.
Auditeur/Auditrice de compétitions :
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Réaliser les audits des comités de concours de Telfer Case (TCCT), d'ENACTUS et d'ACE et fournir un retour d'information.
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Réunir une fois par mois le TCCT pour fournir des conseils et un soutien financiers.
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Aider à la préparation des budgets
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Réalisation des audits de l'UOSU
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Suivi et enregistrement des recettes et des dépenses
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Aider à la planification financière des événements de l'AETSA (Semaine-O, Bal des diplômés, etc.)
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Être un(e) leader étudiant(e) et aider à guider les étudiants en les présentant au conseil et aux autres clubs, en participant aux événements du conseil et en aidant les autres portefeuilles dans leurs tâches si nécessaire.
Portfolio interne
Directeur/Directrice des ressources humaines :
Le directeur/la directrice des ressources humaines joue un rôle essentiel en assurant le bon fonctionnement des opérations de ressources humaines au sein de l'AETSA. Ses responsabilités sont diverses et vont des tâches administratives à la prise de décisions stratégiques. Les principales tâches sont les suivantes
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Procès-verbaux des réunions du Conseil général : Il/elle est responsable de l'enregistrement et de la mise à jour des procès-verbaux des réunions du Conseil général, en veillant à ce que toutes les discussions, décisions et actions soient documentées de manière efficace.
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Saisie des heures dans le Navigateur d’engagement communautaire : Superviser la saisie des heures dans le système du Navigateur d’engagement communautaire, en veillant à ce que toutes les données relatives aux activités d'engagement des employés soient enregistrées avec précision et mises à jour en temps utile.
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Gestion éthique et responsable de l'AETSA : Veiller à ce que toutes les pratiques, politiques et procédures en matière de ressources humaines soient conformes aux valeurs et aux normes éthiques de l'organisation. Il s'agit notamment de promouvoir une culture de la justice, de l'équité et de la responsabilité sur le lieu de travail.
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Résolution des problèmes de RH : Traiter toutes les questions liées aux ressources humaines qui peuvent se poser au sein de l'organisation, y compris, mais sans s'y limiter, les conflits, les griefs, la gestion des performances et les relations avec les employés. Le directeur/la directrice des ressources humaines sert de point de contact pour les employés qui cherchent à obtenir des conseils ou de l'aide pour résoudre des problèmes sur le lieu de travail.
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Communication avec le Conseil général : Assurer la liaison entre le département des ressources humaines et le Conseil général en transmettant les messages importants, les mises à jour et les annonces afin d'assurer une communication efficace et un alignement entre les deux entités.
D'une manière générale, le directeur/la directrice des ressources humaines joue un rôle essentiel en favorisant un environnement de travail positif et productif, en promouvant l'engagement et le bien-être des employés et en soutenant l'engagement de l'organisation en faveur de pratiques éthiques et responsables.
Directeur/Directrice de la croissance interne :
Le directeur/la directrice de la croissance interne joue un rôle clé dans le développement d'une communauté cohésive au sein de l'AETSA. Ce rôle englobe diverses responsabilités visant à favoriser des liens interpersonnels forts, à améliorer le moral de l'équipe et à promouvoir un sentiment d'appartenance parmi les membres. Les principales tâches sont les suivantes
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Favoriser les liens au sein de l'AETSA : Travailler de manière proactive pour construire et renforcer les relations interpersonnelles entre les membres de l'AETSA. Cela inclut l'organisation d'activités, d'initiatives et de programmes conçus pour encourager la collaboration, le travail d'équipe et le soutien mutuel entre les départements et les équipes.
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Planifier les activités sociales du Conseil général : Prendre l'initiative d'organiser et de planifier des événements sociaux pour l'équipe du conseil général. Il peut s'agir de coordonner des activités telles que des déjeuners d'équipe, des sorties, des exercices de renforcement de l'esprit d'équipe et d'autres rencontres sociales visant à favoriser la camaraderie et à resserrer les liens entre les membres du conseil.
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Préparation du budget pour les activités sociales du conseil général : Responsable de l'élaboration des budgets pour les événements sociaux et les activités organisés pour l'équipe du Conseil général. Il s'agit notamment d'estimer les coûts, d'allouer les ressources de manière efficace et de veiller à ce que les dépenses ne dépassent pas les budgets approuvés.
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Communication avec le Conseil général : Assurer la liaison entre le directeur/la directrice de la croissance interne et le Conseil général. Il s'agit de transmettre aux membres du conseil les messages importants, les mises à jour et les annonces relatives aux initiatives de croissance interne, aux événements sociaux et aux efforts de renforcement de la communauté.
D'une manière générale, le directeur/la directrice de la croissance interne joue un rôle crucial dans l'instauration d'une culture organisationnelle positive et inclusive, dans laquelle les membres de l'équipe se sentent valorisés, connectés et engagés. En favorisant des liens interpersonnels forts et en organisant des activités sociales significatives, ce rôle contribue au bien-être général et à l'efficacité de la communauté de l'AETSA.
Portfolio marketing
Directeur/Directrice des médias sociaux :
En tant que directeur/directrice des médias sociaux, vous serez chargé de développer notre présence en ligne, de publier du contenu promotionnel sur nos différentes plateformes de médias sociaux et de répondre aux messages de nos adeptes en temps opportun, avec l'aide et l'approbation du vice-président du marketing et du président. Avec la VP du marketing, vous coordonnerez les calendriers de contenu qui intègrent les demandes et les exigences des autres portefeuilles avant les événements. Vous travaillerez également en étroite collaboration avec le directeur/la directrice de la création de contenu et le directeur/la directrice de la conception graphique pour rédiger les légendes des médias sociaux et veiller à ce que tout le contenu soit publié à temps. Vous mettrez à profit vos solides compétences en communication écrite, votre capacité à mener plusieurs projets de front, votre créativité et votre souci du détail. Le bilinguisme (FR/EN) est un atout majeur. Une expérience préalable (professionnelle ou personnelle) dans la gestion des médias sociaux est fortement encouragée pour postuler à ce poste.
Directeur/Directrice de la création de contenu :
En tant que directeur/directrice de la création de contenu, vous réfléchirez à des contenus promotionnels créatifs, créerez de courtes vidéos et des éléments visuels pour les publications sur les médias sociaux, et rédigerez des légendes pour les médias sociaux, tout en collaborant avec le directeur/la directrice des médias sociaux et le directeur/la directrice de la conception graphique. Vous devrez vous tenir au courant des tendances actuelles afin de contribuer à la création d'un contenu pertinent. Vous rédigerez, éditerez, réviserez et enverrez des bulletins d'information mensuels aux étudiants de Telfer. Vous pourrez également être amené(e) à immortaliser nos événements par le biais de la photographie et de la vidéographie. Le bilinguisme (FR/EN) est un atout majeur. Une expérience préalable (professionnelle ou personnelle) en matière de création de contenu est requise pour postuler à ce poste.
Directeur/Directrice de la conception graphique :
En tant que directeur/directrice de la conception graphique, vous créerez toutes nos images, affiches, graphiques et autres matériels promotionnels qui adhèrent à la marque AETSA et la mettent en valeur avec succès. Vous devrez incorporer les changements recommandés au matériel promotionnel et vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs avant de le soumettre. Pour ce rôle, vous devez maîtriser la création et l'édition de matériel promotionnel à l'aide d'applications logicielles telles que Canva, Adobe Photoshop, etc. Vous devez également être capable de faire preuve de créativité et d'innovation pour promouvoir efficacement l'AETSA. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le directeur/la directrice des médias sociaux et le directeur/la directrice de la création de contenu pour que les posts sur les médias sociaux soient prêts à temps, ce qui nécessitera de hiérarchiser les tâches. Vous pourrez également travailler avec le directeur/la directrice de l'administration du site Web pour fournir du matériel promotionnel et des graphiques afin de mettre à jour le site Web de l'AETSA. Le bilinguisme (FR/EN) est un atout majeur. Une expérience préalable (professionnelle ou personnelle) en matière de conception graphique est requise pour postuler à ce poste.
Directeur/Directrice de l'administration du site Web :
En tant que directeur/directrice de l'administration du site Web, vous assurerez l’entretien du contenu et de la conception du site web de l'AETSA afin d'en garantir la fonctionnalité et l'exactitude. Vous examinerez le contenu, les liens et la conception du site Web et veillerez à ce que toute mise à jour ou amélioration soit effectuée en temps utile. Vous identifierez les mesures de performance du site utiles, ainsi que la collecte, le suivi et le rapport des points de données clés à la VP du marketing. Vous créez des formulaires de vente de billets et des événements sur le site Web, en coordination avec les différents portefeuilles de l'AETSA. Vous répondrez à toute demande de renseignements émanant du site Web ou la redirigerez vers le portfolio approprié. Vous devez avoir des connaissances de base en matière de conception de sites Web et savoir utiliser des logiciels tels que Wix. La connaissance des langages de programmation est considérée comme un atout. Le bilinguisme (FR/EN) est un atout. Une expérience préalable (professionnelle ou personnelle) dans la gestion de sites Web est fortement encouragée pour postuler à ce poste.
Portfolio social
Directeur/Directrice des affaires sociales :
Responsable de la planification, de la promotion et de l'organisation d'événements visant à enrichir la communauté de Telfer. Travaille avec les autres membres du portfolio pour aider à la préparation de tous les événements de l'AETSA.
Directeur/Directrice de la philanthropie :
Principalement responsable de la planification et de l'organisation d'événements philanthropiques tels que la Journée de la philanthropie, Movembre et la Semaine du bien-être. Travaille avec les autres membres du portfolio pour aider à la préparation des événements de l'AETSA. Doit résider à Ottawa pendant 3 des 4 mois d'été (conformément aux statuts) et doit assister aux tables rondes philanthropiques de l'UOSU.
Coordinateur/Coordonatrice de la Semaine-O :
Responsable de la planification et de l'organisation de la semaine d'orientation de l'AETSA (Semaine 101) avec la VP social et le Comité de la Semaine 101 afin d'accueillir et d'intégrer les nouveaux étudiants à Telfer. Chargé d'assurer la sécurité de tous les étudiants de la Semaine 101 aux côtés des autres guides.
Coordinateur/Coordinatrice de Telfer Skis :
Principalement responsable de la planification et de l'organisation de l'événement annuel Telfer Skis de l'AETSA, y compris le transport, l'hébergement, les billets de remontée, un repas et divers autres éléments. Travaille avec les autres membres du portfolio pour aider à la préparation des événements de l'AETSA.